NOVAFIANZA S.A.S.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

I .OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política de tratamiento y protección de datos personales (“Política”) tiene por objeto definir las finalidades y principios del tratamiento de los datos personales de las personas (“Titulares”) que hayan autorizado a NOVAFIANZA S.A.S. (“Novafianza” y/o “Compañía”) sociedad identificada con NIT 901513028-6, con domicilio en la ciudad de Medelllín para que, en calidad de Responsable, y con las finalidades acá indicadas, administre, trate y conserve su información personal.

Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través de un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información que allí se almacena, en caso que así se requiera.

Esta Política se aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales, cualquiera que sea su categoría y que sean objeto de Tratamiento por parte Novafianza en su calidad de Responsable; para efectos de su interpretación acogerá todas las definiciones y principios consagrados en el artículo 3 y 4 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008. En este sentido, la Compañía observará todos los deberes legales que le sean aplicables como Responsable del Tratamiento de datos personales.

 II .TRATAMIENTO Y FINALIDADES

La Compañía podrá consultar, solicitar, administrar, procesar, modificar, actualizar, eliminar, reportar, almacenar, compilar, tratar, intercambiar, compartir, enviar, utilizar, suministrar, grabar, obtener, transmitir, transferir, recolectar, confirmar, conservar, emplear, analizar, rectificar, estudiar y divulgar a los responsables del tratamiento de datos personales, los operadores, centrales o bases de información, intermediarios financieros, fondos regionales, agentes comerciales, contratistas, cesionarios de cartera o terceras personas con quienes se entablen relaciones comerciales o legales, de prestación de servicios y de cualquier otra índole para administrar y tratar la información personal suministrada y autorizada por el Titular que tenga la calidad de cliente, afianzado, proveedor, empleado, o que tenga cualquier relación comercial o jurídica con la Compañía, con las siguientes finalidades:

• Identificar y validar la información de los titulares
• Emitir y enviar facturas o documentos equivalentes, correspondencia, órdenes de compra, notas contables;
• Transferir y compartir los Datos Personales con Responsables y terceros Encargados del tratamiento;
• Realizar campañas de publicidad y mercadeo de los servicios ofrecidos por la Compañía;
• Implementar programas de fidelización;
• Preparar estudios que permitan establecer hábitos de pago;
• Realizar estudios de riesgo crediticio;
• Realizar actividades de cobranza;
• Consultar su comportamiento financiero en los operadores de información;
• Ofrecer convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros;
• Cumplir obligaciones legales de información a los entes administrativos o judiciales o autoridades competentes;
• Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, casas de cobranzas, entre otros;
• Gestionar y comunicar estados de cuenta, comunicaciones previas al reporte negativo, posibilidades de modificación de las obligaciones crediticias y cualquier otra información inherente a dichas obligaciones con el propósito del debido desarrollo del contrato o la relación comercial entre Novafianza y el Titular y en cumplimiento de las obligaciones legales cuando la Compañía funja, además, como fuente de información financiera. Novafianza podrá realizar el envío de estas comunicaciones a través de cualquier medio, incluidos los mensajes de datos.
• Conservar la información para todos los usos inherentes a la relación laboral;
• Conservar la historia laboral, incluyendo: incapacidades, pago de salarios y parafiscales, afiliación al sistema de seguridad social integral y capacitaciones;
• Velar por la seguridad de empleados, clientes, terceros y bienes de la Compañía; y, cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación del Titular y la Compañía.
• Gestionar, poblar, administrar y mantener actualizadas las bases de datos de los Titulares, a través de la captura de información contenida en bases de datos de terceros tales como, sin limitarse a, operadores de información de seguridad social, PILA, administradoras de fondos de pensiones y cesantías, Registro Único Nacional de Tránsito, y operadores y centrales de información financiera y riesgo crediticio.

La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y podrá ser eliminada a solicitud del Titular siempre y cuando no subsista una relación legal o contractual con el Titular y/o cuando cese la finalidad del Tratamiento.

III. MEDIOS DE CONTACTO

En consonancia con la Ley 2300 de 2023, Novafianza informa que podrá usar como medios de contacto, para realizar el Tratamiento de los datos personales de los Titulares bajo las finalidades arriba mencionadas: (i) mensajes cortos de texto o SMS, (ii) mensajería por aplicaciones web, tales como sin limitarse a WhatsApp, (iii) correo electrónico, y (iv) llamadas telefónicas.

Para la gestión de cobranza y gestión de cartera incluyendo la recuperación judicial o extrajudicial de las obligaciones vencidas, la Compañía harán uso preferentemente del canal telefónico.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales, frente a los Responsables o Encargados;
• Solicitar prueba de la autorización de tratamiento, otorgada al Responsable;
• Recibir información previa por parte del Responsable o Encargado sobre el tratamiento de sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Datos Personales;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Modificar el canal de contacto para la gestiones propias de sus productos y/o servicios a través de los canales dispuestos por las Compañías y señalados en el punto V.

V. CANALES DE ATENCIÓN

El Titular puede conocer, actualizar, revocar, rectificar y suprimir su información a través del correo electrónico contactenos@novafianza.com, y su solicitud será atendida en el término legal aplicable.

VI.  TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES

La Compañía podrá, en desarrollo de las finalidades de esta Política, compartir los datos personales con terceros encargados del tratamiento, para lo cual suscribirá un acuerdo de transmisión de Datos Personales con el Encargado, para garantizar la protección de los Datos Personales que se llegaren a entregar. De igual manera, la Compañía podrá transferir los Datos Personales de los Titulares.

VII. VIGENCIA

La Política rige a partir de su publicación y estará vigente de manera indefinida. Los datos personales objeto de Tratamiento permanecerán en las bases de datos de las Compañías, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política y de acuerdo con las autorizaciones de los Titulares. La Vigencia de las bases de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales.

 Cualquier modificación o actualización de la Política, será informada a través de la página web https:\\novafianza.com, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política.

El uso o adquisición continua de los productos y/o servicios que ofrecen Novafianza por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Versión 3. Fecha de actualización: 10 de octubre de 2023.